Ein gerichtlich bestellter Betreuer für Erwachsene (MJPM), der mehrere Dutzend Schutzmaßnahmen verwaltet, muss für jede Akte Bankkonten, gerichtliche Fristen, digitalisierte Dokumente und den Austausch mit den Familien im Auge behalten. Mon Proxima ist eine Webanwendung, die auf der Fachsoftware Proxima basiert und dazu entwickelt wurde, den geschützten Erwachsenen und ihren Angehörigen einen direkten Zugang zu den Informationen jeder Maßnahme zu ermöglichen, ohne dass sie bei jeder Frage den Betreuer kontaktieren müssen.
Das Konto Mon Proxima wird nicht vom Endbenutzer erstellt. Es ist der MJPM, der den Zugang über die Software Proxima aktiviert und dann die Zugangsdaten an den geschützten Erwachsenen, den Familienbetreuer oder den autorisierten Angehörigen übermittelt. Diese Abhängigkeit vom Fachmann bestimmt die gesamte Funktionsweise des Tools, und das ist der erste Punkt, den man verstehen sollte, bevor man über die Verwaltung mehrerer Maßnahmen spricht.
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Dokumentationsnachverfolgbarkeit in Mon Proxima: über die Einsichtnahme der Konten hinaus
Die meisten Präsentationen von Mon Proxima betonen die Möglichkeit, den Kontostand und die letzten Transaktionen einzusehen. Diese Funktion existiert, aber sie verbirgt einen strukturierenden Mehrwert: die zeitgestempelte Dokumentationsnachverfolgbarkeit.
Jedes Dokument, das der Akte hinzugefügt wird (Urteil, Rechnung, Schreiben des Vormundschaftsrichters), wird mit einem Datum und einem Einsichtshistorie archiviert. Für einen Familienbetreuer, der die Betreuung von zwei Elternteilen verwaltet, vermeidet diese Nachverfolgbarkeit das Durchsuchen physischer Ordner, wenn es darum geht, den jährlichen Verwaltungsbericht zu erstellen.
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Die integrierte elektronische Dokumentenverwaltung (GED) ermöglicht es, ein Dokument nach Typ oder Datum zu finden, was das Risiko eines Vergessens bei der Erneuerung einer Maßnahme verringert. Wenn der Richter einen Nachweis über eine Ausgabe verlangt, die mehrere Monate zuvor getätigt wurde, ist das Dokument mit wenigen Klicks über einen Browser zugänglich, ohne den Betreuer zu kontaktieren. Es ist möglich, die Mon Proxima-App auf Green Seniors herunterzuladen, um detaillierte Zugangsinformationen zu erhalten und das Aktivierungsverfahren zu verstehen.
Rollenbasierte Sichtbarkeit: Wer sieht was in Mon Proxima
Die Verwaltung mehrerer Schutzmaßnahmen setzt voraus, dass jeder Beteiligte nur auf die Daten zugreifen kann, die ihn betreffen. Mon Proxima funktioniert mit einer strengen rollenbasierten Trennung.
Der geschützte Erwachsene kann seine eigenen Konten und Dokumente einsehen. Der Familienbetreuer hat Zugang zu den Informationen der Maßnahme, die er ausübt. Der stellvertretende Betreuer hat einen auf seine Kontrollmission beschränkten Zugriff. Ein autorisierter Angehöriger sieht nur das, was der Betreuer ausdrücklich freigegeben hat.
- Der geschützte Erwachsene kann den Saldo seiner Bankkonten und die aktuellen Transaktionen überprüfen, ohne einen Kontoauszug beim Betreuer anzufordern
- Der Familienbetreuer findet die erforderlichen Belege für den jährlichen Verwaltungsbericht in einem speziellen Bereich
- Der stellvertretende Betreuer hat Zugang zu einem Kontrollbereich, der vom Betreuer definiert wurde, ohne die gesamte Akte zu sehen
- Der autorisierte Angehörige sieht nur die Informationen, die der MJPM beschlossen hat, sichtbar zu machen
Diese Trennung verhindert, dass ein nicht autorisierter Angehöriger auf die finanziellen Daten eines geschützten Erwachsenen zugreift. Für einen Betreuer, der mehrere Maßnahmen innerhalb derselben Familie verwaltet, ist diese Trennung der Rechte ein Schutz gegen Interessenkonflikte.
Übergang von Papierdokumenten: Historie übernehmen, ohne alles neu einzugeben
Der Wechsel von einer Papierdokumentation oder einer Excel-Tabelle zu Mon Proxima geschieht nicht mit einem Klick. Die Frage der Übernahme der Historie ist ein technischer Punkt, den Familien oft unterschätzen.
Nur die nützliche Buchhaltungshistorie sollte übernommen werden. Die Digitalisierung aller Papierarchive einer Maßnahme, die seit mehreren Jahren läuft, wäre unverhältnismäßig. Die Priorität liegt auf den Dokumenten, die der Richter noch anfordern kann: Verwaltungsberichte der letzten Jahre, gültige Urteile, aktualisiertes Vermögensverzeichnis.
Die gescannten Dokumente müssen lesbar sein. Ein schief fotografiertes Urteil oder eine unscharfe Rechnung kann in der GED nicht verwendet werden. Es ist besser, weniger Dokumente zu scannen, aber mit ausreichender Qualität, damit sie im Falle einer Kontrolle akzeptiert werden.
Regelmäßige Eingabeverfahren einrichten
Die klassische Falle nach der Migration ist, wieder in die Ansammlung zurückzufallen. Eine regelmäßige Eingabe, sogar wöchentlich, vermeidet massive Nacharbeiten am Ende des Jahres. Jede Banktransaktion, jedes eingegangene Schreiben, jeder dokumentierte Besuch wird fortlaufend erfasst. Der jährliche Verwaltungsbericht wird dann zu einem Extrakt, nicht zu einer Rekonstruktion.
Konkrete Grenzen von Mon Proxima für die Verwaltung mehrerer Maßnahmen
Mon Proxima ist keine eigenständige Software. Es ist eine Konsultationsschnittstelle, die auf der Fachsoftware Proxima basiert, die vom Betreuer verwendet wird. Wenn der MJPM die Daten in Proxima nicht aktualisiert, zeigt Mon Proxima veraltete Informationen an.
Die Anwendung funktioniert in einem Webbrowser. Es gibt keine native App zum Herunterladen in einem Store. Diese Architektur hat den Vorteil, dass sie keine Updates auf der Benutzerseite erfordert, setzt jedoch eine stabile Internetverbindung und einen aktuellen Browser voraus.
Für einen Familienbetreuer, der zwei separate Maßnahmen verwaltet, erfolgt der Zugang mit separaten Zugangsdaten für jede Maßnahme. Es gibt keine konsolidierte Ansicht, die einen Wechsel von einer Akte zur anderen über ein einziges Dashboard ermöglicht. Jede Maßnahme bleibt ein isolierter Bereich, was die Sicherheit erhöht, aber die Navigation erschwert, wenn man zwischen mehreren Schutzmaßnahmen wechselt.
- Keine Daten erscheinen, wenn der Betreuer die Informationen nicht im Proxima-Programm eingegeben oder synchronisiert hat
- Der Zugang erfolgt über einen Browser, ohne eine spezielle mobile Anwendung
- Jede Maßnahme erfordert eine separate Authentifizierung, ohne ein Dashboard für mehrere Maßnahmen
Die Digitalisierung, die Mon Proxima bietet, vereinfacht den Alltag der rechtlichen Betreuung, vorausgesetzt, der Betreuer speist die Quellsoftware regelmäßig. Das Tool ersetzt nicht die Beziehung zum MJPM: Es macht sie transparenter, indem es dem geschützten Erwachsenen und seinen Angehörigen eine direkte Sichtbarkeit der Daten gibt, die sie betreffen.